UỶ BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG LA KHÊ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 255/QĐ-UBND

           La Khê, ngày 10 tháng 10 năm 2019

Nơi nhận:                              

- Như Điều 3;

- UBND quận (để b/c);

- Lưu: VT.    

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(ĐÃ KÝ)

Nguyễn Hữu Hiển

TT

Tên quy trình nội bộ

Ký hiệu

1

Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của UBND phường La Khê.

QT-01

2

Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của UBND phường La Khê.

QT-02

3

Quy trình Xin phép nghỉ của cán bộ, công chức thuộc UBND phường La Khê.

QT-03

4

Xây dựng lịch công tác tuần của phường và lịch công tác tuần của cá nhân tại UBND phường La Khê.

QT-4

5

Khắc phục sự cố công nghệ thông tin.

QT-05

6

Tổ chức cuộc họp, hội nghị của UBND phường La Khê.

QT-06

7

Đăng tin, bài, ảnh trên Trang thông tin điện tử và hệ thống đài truyền thanh thuộc UBND phường La Khê

QT-07

8

Thực hiện thanh quyết toán tại cơ quan UBND phường La Khê.

QT-08

1

Mục đích:

Quy định thống nhất trách nhiệm, trình tự tiếp nhận chuyển hồ sơ, theo dõi các kết quả giải quyết các thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa của phường đảm bảo giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân nhanh chóng, thuận tiện, khách quan, minh bạch, chính xác, đúng pháp luật và kịp thời

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với Bộ phận một cửa phường La Khê.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

- Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ

Giờ hành chính

B2

Tiếp nhận hồ sơ

Công chức tại Bộ phận một cửa của UBND phường La Khê.

Giờ hành chính

Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ; Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ

B3

Chuyển hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn

Công chức tại Bộ phận một cửa và các bộ phận chuyên môn của UBND phường La Khê.

Giờ hành chính

Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ; Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

Thụ lý, giải quyết hồ sơ và trình ký

Các bộ phận chuyên môn của UBND phường La Khê.

Giờ hành chính

Hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC; Thông báo về việc bổ sung hồ sơ; Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết; Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả; văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận

B5

Phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ

Lãnh đạo UBND phường

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC; Thông báo về việc bổ sung hồ sơ; Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết; Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả; văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận

B6

Bàn giao kết quả

Công chức tại Bộ phận một cửa và các bộ phận chuyên môn của UBND phường La Khê.

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC; Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả; Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ; Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Thông báo về việc bổ sung hồ sơ; Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết; Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả; văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận

B7

Trả kết quả

Công chức tại Bộ phận một cửa  của phường La Khê

Giờ hành chính

Kết quả giải quyết TTHC; Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả; Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ; Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Thông báo về việc bổ sung hồ sơ; Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết; Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả; văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận

4

Biểu mẫu

1. Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ.

2. Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả.

3. Phiếu tiếp nhận và hẹn trả hồ sơ.

4. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

5. Thông báo về việc bổ sung hồ sơ.

6. Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều giải quyết.

7. Văn bản xin lỗi đối với hồ sơ quá hạn và hẹn lại thời gian trả kết quả.

8. Văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận.

5

Lưu hồ sơ

Theo quy định.

1

Mục đích:

Quy định trình tự xử lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất đối với tất cả các loại văn bản đi, đến hình thành, phát sinh trong hoạt động quản lý Nhà nước của UBND phường La Khê.

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với đối với việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đi, đến của UBND phường La Khê.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Thông tư số 11/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Quản lý, giải quyết văn bản đến (Không áp dụng cho các văn bản, tài liệu bí mật nhà nước)

B1

Tiếp nhận văn bản đến

Văn thư UBND phường

Giờ hành chính

B2

Xử lý văn bản đến:

- Đối với văn bản điện tử: Tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản, đăng ký và chuyển lãnh đạo xử lý.

- Đối với văn bản giấy:

+ Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến, số hóa, ký sổ đăng ký

+ Văn bản gửi đích danh (chỉ vào sổ các yếu tố ngoài bì và chuyển cho người đó và loại gửi cho cơ quan.

Văn thư UBND phường

Ngay sau khi tiếp nhận văn bản

B3

Xin ý kiến:

Văn phòng UBND phường chuyển văn bản xin ý kiến gửi lãnh đạo UBND phường

Văn phòng UBND phường

0,5 ngày (xử lý ngay đối với trường hợp đặc biệt)

B4

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Lãnh đạo UBND phường

01 ngày (xử lý ngay đối với trường hợp đặc biệt)

B5

Tổ chức thực hiện

Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường

Theo thời hạn của văn bản hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo UBND phường

B6

Giải quyết, lập hồ sơ công việc

Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường

Các loại văn bản theo quy định

* Quản lý văn bản đi (Không áp dụng cho các văn bản, tài liệu bí mật nhà nước)

B1

Hoàn thiện văn bản, in, trình ký

Công chức bộ phận chuyên môn UBND phường La Khê.

Giờ hành chính

Dự thảo văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...)

B2

Kiểm tra nội dung văn bản của công chức chuyên môn tham mưu (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử):

- Quay lại bước 1 đối với trường hợp cần phải chỉnh sửa, bổ sung.

- Ký, chịu trách nhiệm nội dung

Công chức bộ phận chuyên môn UBND phường La Khê.

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 0,5 ngày

Dự thảo văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...)

B3

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

- Quay lại bước 1 đối với trường hợp cần phải chỉnh sửa, bổ sung (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử).

- Ký, chịu trách nhiệm về:

+ Thể thức, kỹ thuật đối với văn bản giấy.

 + Thể thức, kỹ thuật, chuyển định dạng đối với văn bản điện tử

Văn phòng UBND phường

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 01 ngày

Dự thảo văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...)

B4

Ký duyệt văn bản:

- Quay lại bước 1 đối với trường hợp cần phải chỉnh sửa, bổ sung (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử).

- Ký ban hành văn bản chính thức

Lãnh đạo UBND phường

Tùy theo tính chất, nội dung, mức độ của văn bản nhưng không quá 02 ngày

Văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...) đã được lãnh đạo UBND quận ký

B5

Xử lý văn bản sau khi người có thẩm qyền ký:

Cho số, ngày, tháng văn bản, nhân bản, đóng dấu.

Văn thư UBND phường

Không quá 0,5 ngày

Văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...) đã được lãnh đạo UBND quận ký và đóng dấu

B6

Phát hành văn bản:

- Phát hành văn bản giấy đến nơi không có đủ điều kiện nhận hoặc sử dụng văn bản điện tử.

- Thực hiện số hóa, ký số của cơ quan và phát hành văn bản điện tử

Văn thư UBND phường

Không quá 0,5 ngày

Văn bản (Quyết định, Tờ trình, Báo cáo...) đã được lãnh đạo UBND quận ký và đóng dấu

B7

Lưu hồ sơ

Văn thư UBND phường

Giờ hành chính

Theo quy định

* Quản lý văn bản đi, đến đối với các văn bản bí mật nhà nước: Thực hiện theo quy định tại Pháp lệnh về Bảo vệ bí mật năm 2000; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/6/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/6/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

4

Biểu mẫu

Không áp dụng.

5

Lưu hồ sơ

Theo quy định.

1

Mục đích:

Xây dựng các bước quy trình nghỉ phép cho cán bộ, công chức phường... nhằm đảm bảo quyền lợi theo quy định của Luật và tạo kỷ cương hành chính cơ quan phường

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với cán bộ, công chức phường La Khê.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Bộ Luật Lao động.

- Luật Cán bộ, công chức năm 2008.

Và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Đơn xin nghỉ phép (không áp dụng cho trường hợp nghỉ đột xuất (ốm đau, gia đình có việc...))

x

3.3

Số lượng

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý

- 03 ngày làm việc đối với trường nghỉ việc riêng, có kế hoạch.

- Xử lý ngay đối với trường hợp nghỉ đột xuất (ốm đau, gia đình có công việc).

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Tại bộ phận Văn phòng của UBND phường........

3.6

Lệ phí

Không

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Đối với trường hợp xin nghỉ việc riêng, có kế hoạch 

B1

Nộp Đơn xin nghỉ phép phải được gửi ít nhất trước 05 ngày làm việc)

Cán bộ, công chức phường La Khê.

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận đơn

Văn phòng UBND phường La Khê

Giờ hành chính

Đơn xin nghỉ phép

B3

Chuyển đơn tới lãnh đạo phòng để phân công giải quyết

UBND phường La Khê.

0,5 ngày

Đơn xin nghỉ phép có chữ ký của người xin nghỉ phép

B4

Phân công xử lý

Lãnh đạo phường La Khê.

0,5 ngày

Phiếu chuyển hồ sơ; Đơn xin nghỉ phép

B5

Xử lý: Nghiên cứu, rà soát, tham mưu và trình lãnh đạo phường ký:

- Văn bản đồng ý cho nghỉ phép theo quy định.

- Văn bản không đồng ý cho nghỉ phép do đã nghỉ quá ngày quy định...

Công chức Văn phòng - Thống kê phường La Khê.

01 ngày

Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép.

B6

Ký duyệt:

Lãnh đạo phường ký văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép

Lãnh đạo UBND phường La Khê.

01 ngày

Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép.

B7

Trả kết quả

Công chức Văn phòng - Thống kê phường La Khê

Giờ hành chính

Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép.

B8

Thống kê và theo dõi

Công chức Văn phòng - Thống kê phường La Khê.

Giờ hành chính

Phiếu chuyển hồ sơ; Đơn xin nghỉ phép; Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép; Sổ theo dõi nghỉ phép.

B9

Bàn giao công việc trước khi nghỉ phép

Cán bộ, công chức được nghỉ phép; Cán bộ, công chức tiếp nhận bàn giao

Giờ hành chính

(Trước 01 ngày làm việc tính từ ngày nghỉ ghi trong đơn)

Biên bản bàn giao

* Đối với trường hợp xin nghỉ đột xuất (ốm đau, gia đình có công việc): Trường hợp này, người xin nghỉ phép phải điện thoại hoặc nhờ người thân báo cho lãnh đạo UBND phường

B1

Điện thoại hoặc nhờ người thân báo cho lãnh đạo UBND phường

Lãnh đạo UBND phường La Khê

Trước khi nghỉ phép

Trực tiếp hoặc điện thoại

B2

Tiếp nhận, phân công xử lý:

- Lãnh đạo UBND phường La Khê tiếp nhận thông tin xin nghỉ.

- Thông tin tới các bộ phận, cá nhân liên quan để sắp xếp công việc (nếu cần)

Lãnh đạo UBND phường La Khê.

Sau khi nhận được thông tin xin nghỉ

Trực tiếp hoặc điện thoại

B3

Xử lý:

Thông tin tới các bộ phận, cá nhân liên quan để sắp xếp công việc

Công chức Văn phòng - Thống kê phường; các bộ phận, cá nhân liên quan

Sau khi nhận thông tin

Trực tiếp hoặc điện thoại

4

Biểu mẫu

1. Đơn xin nghỉ phép.

2. Phiếu chuyển hồ sơ.

3. Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho nghỉ phép.

4. Sổ theo dõi nghỉ phép.

5. Biên bản bàn giao.

5

Lưu hồ sơ

- Thành phần hồ sơ theo mục 3.2 (các giấy tờ cần lưu trữ theo quy định).

- Kết quả thực hiện.

- Các biểu mẫu khác (nếu có phát sinh).

1

Mục đích:

- Quy trình này quy định việc xây dựng lịch công tác tuần của phường và lịch công tác tuần của cá nhân nhằm tạo tính chủ động, thống nhất việc thực hiện và nâng cao hiệu quả công việc.

- Nhằm thực hiện cải cách hành chính, các tiêu chí mô hình cơ quan điện tử cấp xã.

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với cán bộ, công chức phường La Khê.

3

Nội dung quy trình

3.1

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Lịch công tác tuần

x

3.2

Số lượng

01 bộ

3.3

Thời gian xử lý

8h30’ thứ bảy hàng tuần

3.4

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Tại bộ phận Văn phòng của UBND phường La Khê.

3.5

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Đối với lịch công tác tuần của toàn phường

B1

Đăng ký lịch công tác tuần qua địa chỉ email: nguyengiavuong_hadong@hanoi.gov.vn

Cán bộ, công chức phường

Chậm nhất

 15h00’ thứ năm hàng tuần (Trường hợp phát sinh chậm nhất 16h00’ thứ sáu)

Lịch công tác tuần

B2

Tiếp nhận:

- Tổng hợp, căn cứ lịch của quận, sắp xếp xây dựng lịch tuần của toàn phường.

- Trình Chủ tịch UBND phường duyệt lịch công tác tuần của toàn phường.

Công chức Văn phòng - Thống kê UBND phường La Khê

Chậm nhất 16h30’ thứ sáu hàng tuần

Dự thảo lịch công tác tuần của toàn phường

B3

Xử lý:

Chủ tịch UBND phường yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung nội dung lịch công tác tuần (nếu cần).

Lãnh đạo UBND phường La Khê

Chậm nhất 17h00’ thứ sáu hàng tuần

Dự thảo lịch công tác tuần của toàn phường

B4

Chỉnh sửa bổ sung theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND phường (nếu có)

Công chức Văn phòng - Thống kê UBND phường La Khê

Chậm nhất 8h00’ thứ bảy hàng tuần

Dự thảo lịch công tác tuần của toàn phường

B5

Ký duyệt:

Chủ tịch UBND phường phê duyệt lịch công tác tuần

Lãnh đạo UBND phường La Khê

Chậm nhất 8h30’ thứ bảy hàng tuần

Lịch công tác tuần của toàn phường

B6

Trả kết quả:

Đăng trên công thông tin của phường và thông báo Lịch công tác tuần toàn phường

Công chức Văn phòng - Thống kê UBND phường La Khê.

Chậm nhất 9h00’ thứ bảy hàng tuần

Lịch công tác tuần của toàn phường bản chính thức

* Đối với lịch công tác tuần của cá nhân

B1

Xây dựng, đăng ký lịch công tác tuần qua địa chỉ email:nguyengiavuong_hadong@hanoi.gov.vn

Công chức phường

Chậm nhất

 11h00’ thứ sáu hàng tuần (Trường hợp phát sinh chậm nhất 16h00’ thứ sáu)

Lịch công tác tuần

B2

Tiếp nhận:

- Tổng hợp lịch công tác tuần của cá nhân.

- Trình Chủ tịch UBND phường duyệt lịch công tác tuần của cá nhân.

Công chức Văn phòng - Thống kê UBND phường La Khê.

Chậm nhất 16h30’ thứ sáu hàng tuần

Dự thảo lịch công tác tuần của cá nhân

B3

Xử lý:

Chủ tịch UBND phường yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung nội dung lịch công tác tuần của cá nhân (nếu cần).

Lãnh đạo UBND phường La Khê.

Chậm nhất 17h00’ thứ sáu hàng tuần

Dự thảo lịch công tác tuần của cá nhân

B4

Chỉnh sửa bổ sung theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND phường (nếu có)

Công chức Văn phòng - Thống kê UBND phường La Khê.

Chậm nhất 8h00’ thứ bảy hàng tuần

Dự thảo lịch công tác tuần của cá nhân

B5

Ký duyệt:

Chủ tịch UBND phường phê duyệt lịch công tác tuần của cá nhân

Lãnh đạo UBND phường La Khê.

Chậm nhất 8h30’ thứ bảy hàng tuần

Lịch công tác tuần của cá nhân

B6

Trả kết quả:

Đăng trên công thông tin của phường và thông báo Lịch công tác tuần cá nhân

Công chức Văn phòng - Thống kê UBND phường La Khê.

Chậm nhất 9h00’ thứ bảy hàng tuần

Lịch công tác tuần của cá nhân bản chính thức

B7

Đánh giá lịch tuần cá nhân hàng ngày

Cán bộ, công chức phường

Chậm nhất 16h30’ hàng ngày (Trường hợp đặc biệt gọi điện báo cáo lãnh đạo)

Biểu đánh giá kết quả thực hiện

B8

Trưởng các Bộ phận chuyên môn kiểm tra về kết quả đánh giá lịch tuần cá nhân hàng ngày

Trưởng các bộ phận chuyên môn

Chậm nhất 17h00’ hàng ngày

Biểu đánh giá kết quả thực hiện

4

Biểu mẫu

1. Lịch công tác tuần.

2. Biểu đánh giá kết quả thực hiện.

5

Lưu hồ sơ

- Thành phần hồ sơ theo mục 3.2 (các giấy tờ cần lưu trữ theo quy định).

- Kết quả thực hiện.

- Các biểu mẫu khác (nếu có phát sinh).

1

Mục đích:

Quy định trình tự và nội dung xử lý sự cố đối với hệ thống mạng và các thiết bị tin học, đảm bảo khắc phục kịp thời phục vụ tốt nhất cho công tác chuyên môn của UBND phường

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với:

- Cán bộ, công chức phường La Khê.

- Bộ phận công nghệ thông tin chủ trì tổ chức thực hiện quy trình này.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

Quyết định số 44/2006/QĐ-UB ngày 10/04/2006 của UBND Thành phố Hà Nội về ban hành Quy định quản lý và điều hành Chương trình CNTT Thành phố Hà Nội

3.2

Thời gian xử lý

- 03 ngày làm việc.

3.3

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Thông báo sự cố công nghệ thông tin

Công chức có sự cố xảy ra

Giờ hành chính

Trực tiếp hoặc điện thoại

B2

Tiếp nhận, phân loại đề nghị xử lý sự cố của các bộ phận

Bộ phận CNTT

0,5 ngày

Phiếu KP sự cố CNTT

B3

Xử lý:

Khảo sát chi tiết tình trạng sự cố, xem xét lên phương án xử lý cụ thể (sửa chữa, thay thế thiết bị…) và lập dự toán kinh phí đảm bảo đúng theo quy định chi tiêu tài chính của UBND và các quy định của luật ngân sách.

Bộ phận CNTT

0,5 ngày

B4

Trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch được ủy quyền phê duyệt phương án sửa chữa, khắc phục sự cố

Bộ phận CNTT

0,5 ngày

Báo cáo; văn bản đề nghị sửa chữ, thay thế

B5

Phê duyệt: Lãnh đạo UBND phường:

+ Phê duyệt phương án đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và kinh phí, lãnh đạo phê duyệt và bộ phận CNTT triển khai thực hiện.

+ Trường hợp phương án không đảm bảo, chuyển hồ sơ cho bộ phận CNTT để điều chỉnh lại.

01 ngày

Văn bản đề nghị sửa chữ, thay thế được phê duyệt

B6

Thực hiện:

- Bộ phận CNTT kết hợp với đơn vị đối tác mua sắm thiết bị phần mềm và theo dõi, giám sát việc lắp đặt thiết bị, sửa chữa, khắc phục sự cố CNTT.

- Sau khi thiết bị được lắp đặt, sửa chữa, khắc phục cán bộ CNTT tiến hành kiểm tra thiết bị vận hành thử.

Bộ phận CNTT

Đơn vị sửa chữa

01 ngày

Phiếu KP sự cố CNTT

B7

Thực hiện bàn giao ba bên: Đơn vị đề nghị, Bộ phận CNTT và đơn vị đối tác (nếu có), chứng từ của đơn vị đối tác.

Bộ phận CNTT

Bộ phận đề nghị

Sau hoàn thành

Hóa đơn, chứng từ

4

Biểu mẫu

1. Phiếu khắc sự cố CNTT .

5

Lưu hồ sơ

- Kết quả thực hiện.

- Các biểu mẫu khác (nếu có phát sinh).

1

Mục đích:

- Quy định chi tiết trình tự thủ tục việc tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân phường chủ trì nhằm thực hiện sự chỉ đạo, điều hành, triển khai các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật.

- Đồng thời, nâng cao chất lượng, giảm bớt số lượng các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân phường; góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành; đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh công tác cải cách hành chính.

2

Phạm vi áp dụng:

- Tại các cuộc họp do Chủ tịch, Các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường chủ trì có trong lịch công tác tuần của phường hoặc các cuộc họp, hội nghị phát sinh.

- Toàn thể cán bộ, công chức của phường La Khê.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

3.2

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

I. Chuẩn bị trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

B1

Chuẩn bị tài liệu          (nếu có) và gửi mail tài liệu họp cho Văn phòng UBND phường

- Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị

- Văn phòng UBND phường

Chậm nhất 3 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

(Trường hợp đặc biệt chậm nhất 1 ngày)               

Tài liệu họp

B2

Chuẩn bị giấy mời trình lãnh đạo UBND phường ký ban hành hoặc xin ý kiến về nhắn tin tự động

Văn phòng UBND phường...

Chậm nhất 3 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra (Trường hợp đặc biệt chậm nhất sau 2 giờ)        

Giấy mời, tin nhắn tự động

B3

Ký ban hành giấy mời hoặc phê duyệt đề xuất nhắn tin tự động

UBND phường La Khê.

0,5 ngày

Giấy mời, tin nhắn tự động

B4

Phát hành giấy mời và nhắn tin tự động

Văn phòng UBND phường La Khê.

Ngay sau khi lãnh đạo UBND phường phê duyệt

Giấy mời, tin nhắn tự động

B5

Chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất   (địa điểm, điện, nước, âm thanh, loa đài...)

Văn phòng UBND phường La Khê, tạp vụ, kỹ thuật.

Chậm nhất sau 0,5 ngày trước khi diễn ra cuộc họp, hội nghị

Địa điểm, điện, nước, tài liệu họp (nếu có)

B6

Bố trí chi kinh phí, phát tài liệu (nếu có), tiếp nước, phục vụ, loa đài...

Văn phòng - UBND  phường La Khê.

15-30 phút  trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

Danh sách chi kinh phí, tài liệu cấp phát…

II. Khi cuộc họp, hội nghị diễn ra

B1

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu...

Thư ký cuộc họp, hội nghị

Tại cuộc họp

B2

Báo cáo hoặc trình chiếu tại cuộc họp (nếu có)

Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ

Tại cuộc họp

Tài liệu họp được báo cáo hoặc trình chiếu

B3

Tham gia ý kiến (đóng góp, giải trình...) tại cuộc họp, hội nghị

Các thành viên tham dự

Tại cuộc họp

B4

Kết luận cuộc họp, hội nghị

Chủ trì hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

B5

Ghi biên bản cuộc họp, hội nghị

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Biên bản hoặc sổ ghi chép cuộc họp, hội nghị

B6

Thông qua kết luận nội dung cuộc họp, hội nghị

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Dự thảo kết luận

B7

Chỉnh sửa, thông qua lại kết luận nội dung cuộc họp, hội nghị (nếu có)

Thư ký hội nghị, cuộc họp

Tại cuộc họp

Dự thảo kết luận

B8

Ký biên bản cuộc họp, hội nghị

Chủ trì, Thư ký cuộc họp, hội nghị và các thành viên tham dự (nếu cần)

Tại cuộc họp

Kết luận của cuộc họp, hội nghị

B9

Phát hành văn bản kết luận cuộc họp, hội nghị

Văn phòng UBND phường La Khê.

Ngay sau khi lãnh đạo phường ký duyệt

Văn bản kết luận đã có chữ ký, dấu

B10

Theo dõi thực hiện văn bản kết luận

Cán bộ công chức được phân công theo dõi, phụ trách

Thường xuyên

Tổng hợp kết quả theo dõi

4

Biểu mẫu

Không áp dụng

5

Lưu hồ sơ

- Biên bản cuộc họp (các giấy tờ cần lưu trữ theo quy định).

- Thông báo kết luận (nếu có).

1

Mục đích:

- Hướng dẫn trình tự, thủ tục tiếp nhận, biên tập, trình, duyệt, đăng tải tin, bài, ảnh để đăng tải trên trang thông tin điện tử và đài truyền thanh phường;

 - Làm rõ trách nhiệm của cá nhân, đơn vị trong việc tiếp nhận, biên tập, trình, duyệt, đăng tải tin, bài, ảnh trên trang thông tin điện tử và đài truyền thanh phường

2

Phạm vi:

Áp dụng đối với đối với các tin, bài, ảnh do các cộng tác viên, cán bộ, công chức UBND phường La Khê và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu đăng tải trên trang thông tin điện tử và đài truyền thanh phường

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Báo chí 103/2016/QH13 ngày 05/4/2016;

- Nghị định số 09/2017/NĐ-CP ngày 09/02/2017 của Chính phủ quy định chi tiết việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của các cơ quan hành chính nhà nước;

- Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;

- Nghị định số 27/2018/NĐ-CP ngày 01/3/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;

Và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

- Mẫu đăng ký tin, bài tuần, tháng.

- Tin, bài, ảnh

x

x

3.3

Số lượng

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý

- 03 ngày làm việc.

3.5

Nơi tiếp nhận

Tại bộ phận Văn hóa của UBND phường La Khê.

3.6

Phí, lệ phí

Theo quy định hiện hành (chỉ áp dụng đối với các trường hợp là các tổ chức, cá nhân)

3.6

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tiếp nhận tin, bài, ảnh đề nghị trên trang thông tin điện tử của phường và trên hệ thống loa truyền thanh

Công chức Văn hóa phường La Khê.

Giờ hành chính

Tin, bài, ảnh

B2

Chuyển tin, bài, ảnh tới lãnh đạo UBND phường để phân công giải quyết

Công chức Văn hóa phường La Khê.

0,5 ngày

Tin, bài, ảnh

B3

Phân công xử lý

Lãnh đạo phường La Khê.

0,5 ngày

Tin, bài, ảnh

B4

Xử lý: Kiểm duyệt nội dung tin, bài, ảnh:

- Nếu đạt tham mưu cho lãnh đạo phê duyệt cho phép đăng tin, bài, ảnh.

- Nếu không đạt tham mưu cho lãnh đạo văn bản không cho phép đăng tin, bài, ảnh.

Công chức Văn hóa phường La Khê.

01 ngày

Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho đăng tin, bài, ảnh.

B6

Phê duyệt:

Lãnh đạo UBND phường xem xét nội dung tin, bài, ảnh do bộ phận Văn hóa trình, ký văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho đăng tin, bài, ảnh.

Lãnh đạo UBND phường La Khê.

01 ngày

Văn bản đồng ý (hoặc không đồng ý) cho đăng tin, bài, ảnh.

B7

Thực hiện:

Đăng tin, bài, ảnh đối với trường hợp cho phép.

Công chức Văn hóa phường La Khê đối với trưởng hợp tin, bài phát trên hệ thống loa truyền thanh; bộ phận công nghệ thông tin của phường đối với trường hợp đăng trên trang thông tin điện tử của phường

Ngay sau khi có văn bản chấp thuận của lãnh đạo UBND phường

Tin, bài trên loa truyền thanh của phường hoặc tin, bài, ảnh trên trang thông tin điện tử của phường.

B8

Gửi văn bản từ chối với trường hợp không cho phép tới các tổ chức, cá nhân đề nghị đăng tin, bài, ảnh

Công chức Văn hóa UBND phường La Khê.

Ngay sau khi có văn bản không chấp thuận của lãnh đạo UBND phường

Văn bản không đồng ý cho đăng tin, bài, ảnh

B9

Báo cáo kết quả thực hiện

Công chức Văn hóa; bộ phận công nghệ thông tin của phường

Hàng tuần/hàng tháng

* Đối với trường hợp xin nghỉ đột xuất (ốm đau, gia đình có công việc): Trường hợp này, người xin nghỉ phép phải điện thoại hoặc nhờ người thân báo cho lãnh đạo UBND phường

4

Biểu mẫu

- Mẫu đăng ký tin, bài tuần, tháng.

5

Lưu hồ sơ

- Bảng dự kiến tin, bài, ảnh hàng tuần, hàng tháng.

- Báo cáo kết quả tin bài hàng tuần, hàng tháng.

1

Mục đích:

- Đảm bảo mọi khoản chi tiêu thuộc UBND phường nằm trong dự toán được giao. Quyết định chi tiền được Chủ tài khoản chuẩn chi.

- Khi thu ngân sách không đảm bảo chỉ tiêu, Chủ tài khoản có quyền cân nhắc cắt giảm dự toán chi tiêu của các bộ phận, ban ngành theo quy định của Luật ngân sách.

- Đảm bảo mọi khoản chi tiêu thuộc UBND phường được thực hiện tiết kiệm, hiệu quả, nhanh gọn, tránh tình trạng chậm thanh toán, hoặc thực hiện xong không được thanh quyết toán.

2

Phạm vi:

- Tất cả các nội dung liên quan đến chi tiền từ ngân sách phường. 

- Chỉ thanh toán khi dự toán của các bộ phận còn dự toán.

- Những khoản chi không đúng quy định và không theo quy trình này, bộ phận Tài chính - Kế toán có quyền không thực hiện, sẽ báo cáo với Chủ tài khoản. Các bộ phận phải xuất toán, thu hồi lại các khoản chi sai chế độ để nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Luật ngân sách Nhà nước năm 2015.

- Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị

Và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Giấy đề nghị thanh toán

x

3.3

Số lượng

01 bộ

3.4

Thời gian xử lý

03 ngày làm việc

3.5

Nơi tiếp nhận

Tại bộ phận Tài chính - Kế toán của UBND phường........

3.6

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

* Các nội dung thanh toán tiền mặt

B1

Lập Giấy đề nghị thanh toán

Các bộ phận có nội dung hoạt động

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận hồ sơ

Văn phòng UBND phường La Khê.

Giờ hành chính

Giấy đề nghị thanh toán; các chứng từ có liên quan

B3

Chuyển Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ có liên quan tới lãnh đạo phòng để phân công giải quyết

Văn phòng UBND phường La Khê.

0,5 ngày

B4

Phân công xử lý

Lãnh đạo phường La Khê.

0,5 ngày

Phiếu chuyển hồ sơ

B5

Xử lý: Kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán của các đơn vị:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, yêu cầu bộ phận đề nghị thanh toán hoàn thiện lại

Công chức Tài chính - Kế toán phường La Khê.

0,5 ngày

Giấy rút dự toán; văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ.

B6

Ký duyệt:

Lãnh đạo phường ký duyệt chi

Lãnh đạo UBND phường La Khê.

01 ngày

Giấy rút dự toán

B7

Thanh toán cho bộ phận đề nghị

Thủ quỹ UBND phường La Khê.

0,5 ngày

Phiếu chi, Kết quả thanh toán với thủ quỹ

* Các nội dung thanh toán chuyển khoản

B1

Lập Giấy đề nghị thanh toán

Các bộ phận có nội dung hoạt động

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận hồ sơ

Văn phòng UBND phường La Khê.

Giờ hành chính

Giấy đề nghị thanh toán; các chứng từ có liên quan

B3

Chuyển Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ có liên quan tới lãnh đạo phòng để phân công giải quyết

Văn phòng UBND phường La Khê.

0,5 ngày

B4

Phân công xử lý

Lãnh đạo phường....

0,5 ngày

Phiếu chuyển hồ sơ

B5

Xử lý: Kiểm tra hồ sơ đề nghị thanh toán của các đơn vị:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, yêu cầu bộ phận đề nghị thanh toán hoàn thiện lại

Công chức Tài chính - Kế toán phường...

01 ngày

Ủy nhiệm chi; văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ.

B6

Ký duyệt:

Lãnh đạo phường ký duyệt chi

Lãnh đạo UBND phường....

01 ngày

Ủy nhiệm chi

B7

Thanh toán qua kho bạc

Công chức Tài chính - Kế toán phường...

Theo quy định của KBNN Hà Đông

Ủy nhiệm chi

4

Biểu mẫu

1. Giấy đề nghị thanh toán.

2. Danh sách chi tiền.

3. Bảng chấm công .

4. Phiếu chi.

5. Giấy rút dự toán.

5

Lưu hồ sơ

- Thành phần hồ sơ theo mục 3.2 (các giấy tờ cần lưu trữ theo quy định).

- Phiếu tạm ứng, phiếu thu hoặc phiếu chi

- Giấy rút dự toán

- Ủy nhiệm chi.