Trách nhiệm

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Họ tên

Lê Thị Thảo

Quản Xuân Phú

Nguyễn Hữu Hiển

Chữ ký

Chức vụ

Công chức TP-HT

Phó Chủ tịch

Chủ tịch

5.1

Cơ sở pháp lý

- Luật hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

- Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

- Thông tư 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài Chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

- Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

- Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 hướng dẫn thi hành một số quy định của nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

x

Giấy tờ phải nộp

- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.

- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền

x

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Thời gian xử lý

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 16 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo (Tăng thời gian tiếp nhận, giải quyết hồ sơ so với quy định tại Quyết định 4304/QĐ-UBND ngày 13/8/2019 nếu tiếp nhận sau 15 thì trả trong ngày làm việc tiếp theo)

5.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

5.6

Lệ phí

8.000 đồng/bản sao trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân có nhu cầu thực hiện thủ tục truy cập trang https://egov.hanoi.gov.vn để khai báo đầy đủ các thông tin cũng như đính kèm các file tài liệu theo quy định

Trường hợp công dân đến nộp hồ sơ trực tiếp, công chức tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hướng dẫn công dân thao tác trên hệ thống máy tính của đơn vị (nếu có) hoặc chủ động thao tác trên hệ thống để đảm bảo các hồ sơ hành chính phải được tiếp nhận trên hệ thống phần mềm dịch vụ công trực tuyền mức độ 3

Công dân

Công chức bộ phận TN&TKQ

Khi có nhu cầu

Theo mục 5.2

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả – mẫu số 01

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ – mẫu số 02

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ – mẫu số 03

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ – mẫu số 05

B2

Khi giao dịch tiếp nhận hồ sơ đã thành công trên hệ thống dịch vụ công mức độ 3, công chức bộ phận TN&TKQ thực hiện kiểm tra hồ sơ và xử lý như sau:

+ Trường hợp các thông tin khai báo trên hệ thống và file đính kèm của công dân đã hợp lệ và đầy đủ theo quy định thì thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, lập giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả, gửi giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả qua địa chỉ thư điện tử và qua SMS mà người nộp đã đăng ký

+ Trường hợp các thông tin khai báo hoặc các file đính kèm trên hệ thống của công dân chưa đầy đủ, hợp lệ theo quy định. Công chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn đầy đủ, một lần cho công dân qua phiếu hướng dẫn và gửi qua địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký

+ Trường hợp yêu cầu thủ tục của công dân không thuộc thẩm quyền, công chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết và gửi thông báo từ chối giải quyết (nêu rõ lý do) qua địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký

Những giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền khi thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyền gửi qua thư điện tử và tin nhắn SMS tới công dân có giá trị tương đương với các giấy tờ khi thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại trụ sở, công chức Bộ phận TN&TKQ chỉ thực hiện in những giấy tờ này khi công dân có yêu cầu

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

B3

Chuyển giao hồ sơ:

Sau khi tiếp nhận hồ sơ (gồm thông tin khai báo và file đính kém trên hệ thống) theo quy định Công chức Bộ phận TN&TKQ thực hiện việc chuyển hồ sơ (qua lệnh chuyển của hệ thống) tới công chức Tư pháp – Hộ tịch để giải quyết

Thời gian chuyển giao được thực hiện ngay khi tiếp nhận, phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được lập và xác thực ngay trên hệ thống thông qua thao tác thực hiện của Công chức Bộ phận TN&TKQ có giá trị như các phiếu kiểm soát quá trình bản giấy có chữ ký của các đơn vị liên quan

Lưu ý: Công chức Bộ phận TN&TKQ không thực hiện việc in thông tin và file đính kèm của công dân để bàn giao về bộ phận Tư pháp – Hộ tịch

Hồ sơ tiếp nhận vào 30 phút cuối mỗi buổi chiều của ngày giao dịch tiếp nhận và trả kết quả đượcbàn giao chậm nhất vào đầu giờ của ngày làm việc kế tiếp

Bộ phận TN&TKQ

   Bộ phận Tư pháp – Hộ tịch

Ngay sau khi tiếp nhận   

Chuyển qua hệ thống phần mềm

B4

Giải quyết hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì tiến hành lâp thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung và gửi thông báo tới địa chỉ thư điện tử hoặc tin nhắn SMS mà người nộp hồ sơ đã cung cấp, đồng thời thông báo tới bộ phận TN&TKQ

+ Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì tiến hành lập thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không đủ điều kiện và gửi thông báo tới thư điện tử hoặc tin nhắn SMS mà người nộp hồ sơ đã cung cấp, đồng thời thông báo tới bộ phận TN&TKQ.

Thời hạn gửi các thông báo tới công dân phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định

Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch

04 giờ làm việc

B5

Thực hiện việc nhập các thông tin để giải quyết yêu cầu của công dân đồng thời nhập vào sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch trên phần mềm hệ thống, in bản sao trích lục hộ tịch

Công chức Tư pháp – Hộ tịch

60 phút

B6

Lãnh đạo UBND phường ký bản sao

Lãnh đạo UBND phường

30 phút

Bản sao trích lục

B7

Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch thực hiện việc in sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch từ phần mềm hệ thống và tiến hành lưu trữ theo quy định

Cán bộ thụ lý hồ sơ

Bộ phận TN&TKQ

 60 phút

B8

Trả kết quả:

Công chức bộ phận TN&TKQ sau khi kiểm tra, tiếp nhận các giấy tờ công dân nộp và xuất trình khi đến nhận kết quả, Trả kết quả cho công dân

Bộ phận TN&TKQ

Công dân

Theo giấy hẹn

Bản sao trích lục

Sổ cấp bản sao

B9

Chuyển giao hồ sơ lưu:

Công chức tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sau khi đã tiếp nhận các thành phần hồ sơ theo quy định của thủ tục thì thực hiện việc chuyển giao hồ sơ này cho công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện lưu trữ hồ sơ

Bộ phận TN&TKQ

Bộ phận Tư pháp – Hộ tịch

Vào cuối ngày làm việc

TT

Tên Biểu mẫu

1. 1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

* Mẫu số 01 – Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

* Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

* Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

* Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

* Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ

1. 2.       

Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

TT

Hồ sơ lưu (bản chính hoặc bản sao theo quy định)

1. 1.       

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

1. 2.       

Bản sao trích lục hộ tịch

1. 3.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

Hồ sơ được lưu tại bộ phận một cửa và bộ phận TP-HT theo quy định hiện hành